會(huì)議與會(huì)務(wù)工作案例

天地工程有限公司總經(jīng)理秘書(shū)沈君請(qǐng)前臺(tái)秘書(shū)初萌協(xié)助，向公司的各部門主管發(fā)送此次重要的臨時(shí)會(huì)議通知。通知的內(nèi)容如下：

　　會(huì)議通知

　　致：各部門經(jīng)理，發(fā)總經(jīng)理秘書(shū)沈君。

　　定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，討論公司人員編制和工作績(jī)效評(píng)估問(wèn)題。此次會(huì)議內(nèi)容重要，請(qǐng)有關(guān)人員務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席，您能否參加，請(qǐng)于12月14日（星期一）之間打電話告知秘書(shū)陳紅。電話：51426398

　　初萌沒(méi)有向各主管發(fā)送通知，她想反正是內(nèi)部會(huì)議，只要在公司布告欄上貼一張通知就可以了，可是她忽視了一個(gè)問(wèn)題：此次會(huì)議是臨時(shí)召開(kāi)的重要會(huì)議，并非公司例會(huì)。因此有此主管因?yàn)橐恢痹诠こ态F(xiàn)場(chǎng)，未能及時(shí)看到通知，造成了三位主管未能準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，待發(fā)現(xiàn)時(shí)，是星期三的中午，初萌只得匆忙用電話通知三位主管迅速趕到開(kāi)會(huì)地點(diǎn)。其中銷售經(jīng)理王賓接到電話后不滿地說(shuō)：“這么重要的會(huì)，為什么不早下通知？我下午約客戶，會(huì)議只能讓我的助手去開(kāi)了?！背趺燃泵φf(shuō)：“那可不行，總經(jīng)理特別指示，有關(guān)人員務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席。”王賓說(shuō)：“可是我已通知了客戶，改期已來(lái)不及了，你說(shuō)怎么辦？”初萌張了張嘴，可什么也說(shuō)不上來(lái)。

天地石化股份有限公司董事會(huì)召開(kāi)會(huì)議討論從國(guó)外引進(jìn)化工生產(chǎn)設(shè)備的問(wèn)題。秘書(shū)初萌負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需文件資料。國(guó)有多家國(guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。初萌由于時(shí)間倉(cāng)促就為每位董事準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會(huì)前回復(fù)說(shuō)將有事不能參加會(huì)議，于是初萌就未準(zhǔn)備他們的資料，不想，正式開(kāi)會(huì)時(shí)其中的二位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上有的董事因沒(méi)有資料可看而無(wú)法發(fā)表意見(jiàn)，有的董事面對(duì)一大摞資料不知如何找到想看見(jiàn)資料，從而影響了會(huì)議的進(jìn)度。

天地公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)，以及人員招聘、選拔等問(wèn)題。秘書(shū)鐘苗在編制議程前，先請(qǐng)總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出議題，再詢問(wèn)各位主管是否有在會(huì)上討論的事情，并提請(qǐng)主管上司定奇，然后將要討論的問(wèn)題排上順序。在設(shè)計(jì)具體的議程表時(shí)，鐘苗把要在會(huì)上討論的議題編排一下，便打印交給了上司。如圖：

天地公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議、議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9:00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。

1、銷售二部經(jīng)理的人選。

2、東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)

3、上次會(huì)議記錄

4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言

5、下季度銷售目標(biāo)

6、公司銷售人員的招聘和重組

　　上司認(rèn)為這份議程表有問(wèn)題，需要修改。

天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金都大廈一樓會(huì)議室召開(kāi)新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。與會(huì)人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會(huì)議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場(chǎng)地租用費(fèi)

金都大廈一樓會(huì)議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺(tái)，每臺(tái)每天租金2000元，共計(jì)4000元。

三、聘請(qǐng)專家咨詢費(fèi)

擬請(qǐng)專家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。

四、宴請(qǐng)費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。

六、會(huì)議用品費(fèi)

資料限制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需中制2000份。共計(jì)10000元。

七、紀(jì)念品

到會(huì)記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元，此次會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬(wàn)元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦出會(huì)審查批準(zhǔn)。

會(huì)議籌備小組

二00四年一月三日

地實(shí)業(yè)總公司黨委：

根據(jù)市總工會(huì)的指示，考慮我總公司第五屆職工代表大會(huì)選出的領(lǐng)導(dǎo)班子已任期屆滿，總公司工會(huì)研究決定，于2003年11月20日至22日，在總公司俱樂(lè)部召開(kāi)第六屆職工代表大會(huì)?，F(xiàn)將會(huì)議方案報(bào)告如下：

一、會(huì)議任務(wù)。召開(kāi)總公司第六屆職業(yè)代表大會(huì)，總結(jié)上屆工會(huì)委員會(huì)工作，選舉第六屆總公司工會(huì)委員會(huì)，研究在“十五”計(jì)劃期間，如何根據(jù)新形勢(shì)。新任務(wù)刑展工會(huì)工作。

二、會(huì)議代表名額。出席第六屆職工代表大會(huì)的代表，仍按總工會(huì)會(huì)員的比例，下達(dá)到各基層單位，通過(guò)民主選舉產(chǎn)生。全公司共選上出席代表大會(huì)的代表80人?；鶎訂挝淮砻~分配表附后。

三、會(huì)議議程及日程。11月20日，由第五屆工會(huì)委員會(huì)主席趙丁一作《天地實(shí)業(yè)總公司2002年的來(lái)工會(huì)工作總結(jié)報(bào)告》，并交與會(huì)代表讀者論代表討論審議。11月21日，選舉產(chǎn)生總公司第六屆工會(huì)委員會(huì)。然后討論在“十五”期間，如何根據(jù)新形勢(shì)，新特點(diǎn)開(kāi)展工會(huì)工作，并制訂出第六屆工會(huì)委員會(huì)工作規(guī)劃。

四、會(huì)議召開(kāi)辦法。大會(huì)小會(huì)相結(jié)合，開(kāi)幕式、閑幕度為大會(huì)，討論分大會(huì)與小會(huì)兩種形式。在小組討論的基礎(chǔ)上，各組選出代表，就“十五”期間的工會(huì)工作，在大會(huì)上發(fā)言。

五、會(huì)議的準(zhǔn)備工作，擬組織兩個(gè)精干的小組，分別總結(jié)上屆工會(huì)委員會(huì)工作，起草下屆工會(huì)委員會(huì)工作規(guī)劃。準(zhǔn)備作力爭(zhēng)在11月18日之前完成。代表的選舉工作，也在11月18日之前完成。

六、會(huì)議經(jīng)費(fèi)。因這次會(huì)議時(shí)間不長(zhǎng)，又在總公司內(nèi)召開(kāi)，所需經(jīng)費(fèi)很少，我們研究，可由工會(huì)會(huì)費(fèi)支出。

七、會(huì)議的后勤保障。與會(huì)代表將統(tǒng)一安排在公司招待所住宿住宿。伙食標(biāo)準(zhǔn)：每人每天100元，自助餐形成。22日晚安排會(huì)餐，公司車隊(duì)將派出兩輛大轎車供會(huì)議使用。

八、開(kāi)幕式上，擬請(qǐng)黨委書(shū)記明磊同志講話。閉幕式只請(qǐng)主管工會(huì)工作的李書(shū)記講話。

擬上報(bào)告，如有不妥，請(qǐng)指示。

天地公司定于2003年2月15日在京召開(kāi)為期兩天的新產(chǎn)品推廣會(huì)，邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員，技術(shù)人員近百人參加。秘書(shū)初萌負(fù)責(zé)安排接站報(bào)到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺額一定的經(jīng)驗(yàn)，降使部分與會(huì)者沒(méi)能找到接站處，費(fèi)了很大圍折才找報(bào)到地點(diǎn)，因而損害了企業(yè)的良好形象。

天地公司的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)即將開(kāi)始，總經(jīng)理秘書(shū)高葉正站在會(huì)議大廳的入口處，她一邊做著最后的檢查，一邊在算著嘉賓的到來(lái)。她發(fā)現(xiàn)主席臺(tái)上放置的名簽有問(wèn)題，一位董事因故不能前來(lái)，名簽卻沒(méi)有撤掉，而另一位嘉賓剛剛來(lái)電話說(shuō)要來(lái)，簽名還未準(zhǔn)備好；這時(shí)他的手機(jī)又響了，原來(lái)是接電話臺(tái)記者的汽車在路上拋錯(cuò)了，重新源轉(zhuǎn)經(jīng)來(lái)不及了；同時(shí)會(huì)議秘書(shū)組的人員來(lái)報(bào)，宣傳材料不太夠；此時(shí)嘉賓已陸續(xù)到來(lái)。

天地實(shí)業(yè)公司生產(chǎn)部經(jīng)理，經(jīng)常通過(guò)召待會(huì)議來(lái)解決問(wèn)題和處理工作，同時(shí)他自已又必須參加很多上司主持召開(kāi)的會(huì)議。他感覺(jué)整天忙于各種會(huì)議，無(wú)暇處理，還造成了工作上的被動(dòng)，為此下決心改進(jìn)會(huì)議。

　　進(jìn)去，他每召集一次會(huì)議，不管會(huì)議內(nèi)容是什么，總是要求下屬所有的負(fù)責(zé)人來(lái)開(kāi)會(huì)。結(jié)果，會(huì)議規(guī)模很大。每位參加者為了表示對(duì)會(huì)議重視，大都至少提出一個(gè)問(wèn)題，而多數(shù)問(wèn)題，都與會(huì)議議題無(wú)關(guān)，這就難免使會(huì)議時(shí)間拖得很長(zhǎng)。究竟怎樣確定與會(huì)人員的范圍才合理呢？經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析研究，他找到了一個(gè)兩全其美的辦法。這就是：會(huì)前，先分發(fā)一份會(huì)議須知單，內(nèi)容大都為：某月某日某點(diǎn)，在某會(huì)議室，討論某問(wèn)題，已邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志參加討論，如你認(rèn)為需要了解有關(guān)情況或愿參加討論，屆時(shí)出席。未到會(huì)者，我們將于會(huì)后立即送上會(huì)議討論紀(jì)要，供你參考并提出意見(jiàn)。

進(jìn)去每次會(huì)議都要十多人參加，并且時(shí)間很長(zhǎng)。而現(xiàn)在只有少數(shù)幾個(gè)人參加，再加一個(gè)記錄的秘書(shū)，用一個(gè)小時(shí)左右就會(huì)把會(huì)開(kāi)完了，而且也沒(méi)有人感怠慢。

天地公司總裁秘書(shū)施林受總裁委托，去公司的生產(chǎn)車間主持第一季度的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)會(huì)議，會(huì)議開(kāi)始時(shí)，她首先發(fā)言道：“今天，我們主要談一談2004年第一季度的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，大家自由發(fā)言吧！”大家先是面面相覷，會(huì)議出現(xiàn)冷場(chǎng)，過(guò)了一會(huì)，張副廠長(zhǎng)開(kāi)始說(shuō)到生產(chǎn)設(shè)備需要更新的問(wèn)題，王副廠長(zhǎng)又由生產(chǎn)設(shè)備更新說(shuō)到職業(yè)食堂設(shè)備也需要更新，大家七嘴八舌，施林發(fā)現(xiàn)討論越來(lái)越偏離主題，談了半天，正題也沒(méi)說(shuō)幾句，而且就聽(tīng)?zhēng)讉€(gè)人在夸夸其談，大多數(shù)人無(wú)法發(fā)表自己的見(jiàn)解。會(huì)議就這樣不了了之了。

一次某地黨代表大會(huì)的開(kāi)幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國(guó)際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評(píng)。

　　事情發(fā)生的過(guò)程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開(kāi)幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國(guó)際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書(shū)處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式時(shí)進(jìn)行，于是把此項(xiàng)目在開(kāi)幕式的程序中刪掉了。后來(lái)大會(huì)秘書(shū)處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組的同志，憑印象只知道已經(jīng)刪掉了奏國(guó)際歌這項(xiàng)程序，而對(duì)后來(lái)又被圈了回來(lái)一事，未加注意，因此對(duì)于在大會(huì)開(kāi)幕式上“奏國(guó)際歌”一項(xiàng)事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布“奏國(guó)際歌”時(shí)，無(wú)法奏出，一時(shí)形成了冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志說(shuō)，這一事故該予以批評(píng)，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到及時(shí)補(bǔ)救，這是好的，這一點(diǎn)值得表?yè)P(yáng)。

[簡(jiǎn)評(píng)]

　　每次會(huì)議，會(huì)前都應(yīng)充分做好準(zhǔn)備工作，以保證會(huì)議能順利進(jìn)行。上面提到的例子，事前如能做好以下幾點(diǎn)，是可以避免事故發(fā)生的。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)信息交流，上下協(xié)調(diào)行為。如會(huì)務(wù)組的同志會(huì)前能主動(dòng)掌握大會(huì)程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。（2）會(huì)務(wù)工作，在會(huì)前應(yīng)按會(huì)議議程、程序逐項(xiàng)做好準(zhǔn)備。其中有的項(xiàng)目還要有兩手準(zhǔn)備，如會(huì)場(chǎng)的音響設(shè)備，應(yīng)有現(xiàn)用的和備用的兩套，萬(wàn)一現(xiàn)用的出了故障，備用的即可接上，確保工作正常進(jìn)行。上面所提到的奏國(guó)際歌的問(wèn)題是屬會(huì)場(chǎng)音響的一部分，如能在會(huì)前準(zhǔn)備好這首歌的唱片或錄音帶等，急需時(shí)就能保證不會(huì)失誤。（3）組織會(huì)務(wù)的同志，會(huì)前、會(huì)中都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)疏漏及時(shí)補(bǔ)救。

一個(gè)大型會(huì)議的晚會(huì)內(nèi)容怎么定，方秘書(shū)先請(qǐng)示分管辦會(huì)的黃副主任，定為“舉辦電影晚會(huì)”。黃沒(méi)有說(shuō)要再往上請(qǐng)示，而方秘書(shū)自認(rèn)為再請(qǐng)示第一把手賈主任也許會(huì)更好辦事。在請(qǐng)示賈時(shí)又沒(méi)有把已請(qǐng)示黃所定的意見(jiàn)告訴賈，賈的批復(fù)定為“觀看戲劇演出”。這樣，一個(gè)晚會(huì)出現(xiàn)兩種不同安排的領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，該怎么辦？方秘書(shū)左右為難。幾個(gè)辦會(huì)秘書(shū)研究，最后定為按賈的意見(jiàn)執(zhí)行。由方秘書(shū)向黃副主任作自我批評(píng)，說(shuō)明擬按賈主任的意見(jiàn)辦，請(qǐng)黃諒解。當(dāng)時(shí)黃對(duì)方秘書(shū)多頭請(qǐng)示很不高興，但還是同意了按賈的意見(jiàn)執(zhí)行。

[簡(jiǎn)評(píng)]

　　方秘書(shū)向分管辦會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求，領(lǐng)導(dǎo)有了決定的意見(jiàn)，就應(yīng)按該領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)辦。因?yàn)橐粋€(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志往往不止一個(gè)，各項(xiàng)工作需要在集體領(lǐng)導(dǎo)下分工負(fù)責(zé)。秘書(shū)應(yīng)遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工與單向請(qǐng)求的原則，向分管的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求即可。不應(yīng)多頭請(qǐng)求。再說(shuō)，既然請(qǐng)求副職領(lǐng)導(dǎo)已決定了的事情，你又再去請(qǐng)求第一把手。這樣做弄不好容易造煩惱誤會(huì)，使副職領(lǐng)導(dǎo)以為你心目中不尊重副職領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

兩位領(lǐng)導(dǎo)在同一事情上有不同的意見(jiàn)，秘書(shū)最終遵照第一把手的意見(jiàn)執(zhí)行，是比較妥當(dāng)?shù)摹０凑疹I(lǐng)導(dǎo)班子民主集中制的建設(shè)原則，秘書(shū)執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)，這是按組織原則辦事。

一次，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到某濱海城市考察。在當(dāng)?shù)攸h政負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作之前，有關(guān)同志先安排30分鐘時(shí)間，到海灘旅游點(diǎn)考察旅游資源，然后回住地開(kāi)會(huì)。就在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一行按預(yù)定計(jì)劃，即將乘車離開(kāi)海灘之際，突然開(kāi)來(lái)了兩輛中巴，當(dāng)?shù)攸h政負(fù)責(zé)人剛把上級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)上車，當(dāng)?shù)氐囊恍┡阃藛T和工作人員就一擁而上，車子呼隆隆沿著海灘往前開(kāi)，把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一些主要隨員和工作人員晾在海灘上不知所措。而車開(kāi)出動(dòng)不一會(huì)，就陷入松軟的沙灘前進(jìn)不了。折騰了10多分鐘后，其中一輛車勉強(qiáng)開(kāi)動(dòng)，另外一輛卻任憑眾人如何推，都只作喘氣吼叫狀，進(jìn)退不得，無(wú)法行駛，弄得當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人很狼狽。原來(lái)，他們認(rèn)為只看一個(gè)旅游點(diǎn)不足讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)乘車沿著海灘多看一看。沒(méi)想到節(jié)外生枝，剛退潮的沙灘下不能行車，不僅多看的目的沒(méi)達(dá)到，就連回程都困難。無(wú)奈，原來(lái)分乘兩輛車的人，只好都乘一車，擠不上的，只能深一腳淺一腳的在滿是水漬的沙灘下步行返回。此次海灘考察著實(shí)令人掃興。而原定的匯報(bào)會(huì)也因此不能如期進(jìn)行了。

[簡(jiǎn)評(píng)]

接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)前來(lái)考察，是下屬單位一件很嚴(yán)肅的政治任務(wù)，像上述這種臨時(shí)隨便屐改動(dòng)原定計(jì)劃顯然是不可取的：1.不做可行性調(diào)查，盲目行事，使考察活動(dòng)受客觀條件限制無(wú)法進(jìn)行，白白浪費(fèi)時(shí)間、人力、物力。2.不做合理安排，臨時(shí)增加考察內(nèi)容，沒(méi)有及時(shí)通知有關(guān)人員，造成隨同上級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)前來(lái)的人員不能參加，不該去的卻擠去湊熱鬧，直接影響考察效果。3.不做應(yīng)急準(zhǔn)備，臨時(shí)動(dòng)議的事，會(huì)隨時(shí)發(fā)生預(yù)料不到的問(wèn)題，但卻不協(xié)調(diào)各方，當(dāng)車陷沙灘時(shí)，無(wú)從聯(lián)絡(luò)救急，只落得個(gè)乘興而去，敗興而歸的結(jié)果。前車之鑒，后事之師。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志活動(dòng)的組織服務(wù)工作，應(yīng)慎之又慎。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志同意的活動(dòng)計(jì)劃，不是十分需要，不要隨意更改變動(dòng)。確需變動(dòng)的，務(wù)必及時(shí)通知有關(guān)人員，慎重考慮，周密組織，穩(wěn)妥行事，確保萬(wàn)無(wú)一失。否則，打無(wú)準(zhǔn)備之仗，必遭敗北。

在某地一次地方和駐軍聯(lián)合召開(kāi)的表彰會(huì)上，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂(lè)曲聲中魚(yú)貫出場(chǎng)，手棒獎(jiǎng)品交給在主席臺(tái)前排就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒(méi)有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個(gè)部隊(duì)首長(zhǎng)的獎(jiǎng)品，卻遞給了下一個(gè)位置的地方領(lǐng)導(dǎo)。而排在隊(duì)伍未尾的禮儀小姐卻為送不出獎(jiǎng)品而驚慌失措，逃回后臺(tái)。手上沒(méi)有獎(jiǎng)品的部隊(duì)首長(zhǎng)左顧右盼，未見(jiàn)禮儀小姐再送獎(jiǎng)品，此時(shí)上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人又已登臺(tái)，首長(zhǎng)急得面紅耳赤，最后干脆離席退場(chǎng)。由于少了一位頒獎(jiǎng)人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，發(fā)覺(jué)沒(méi)有給自己頒獎(jiǎng)，只好尷尬地跑下臺(tái)。而由于原定的頒獎(jiǎng)順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品卻找不到來(lái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人。一時(shí)間，你問(wèn)我，我問(wèn)他，你跟我換位置，他跟我換獎(jiǎng)品，主席臺(tái)上一片混亂，表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛被這個(gè)小差錯(cuò)一掃而空，而且還造成了不良影響。雖然事后地方領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)務(wù)工作人員一再向那位部隊(duì)首長(zhǎng)賠禮道歉，但此事始終都給雙方心里留下了一個(gè)遺憾的陰影。

[簡(jiǎn)評(píng)]

此事給了我們一個(gè)深刻的教訓(xùn)。頒獎(jiǎng)，一個(gè)發(fā)，一個(gè)領(lǐng)，本是小一樁。但如果認(rèn)為事小不予重視，只滿足于布置過(guò)、安排過(guò)，而不認(rèn)真細(xì)致地組織實(shí)施，那么小事也會(huì)出錯(cuò)。并且還會(huì)小事變成了大錯(cuò)，影響整個(gè)會(huì)議的質(zhì)量。假如我們的會(huì)務(wù)工作人員，在頒獎(jiǎng)過(guò)程中，分工負(fù)責(zé)，分頭把好禮儀小姐送獎(jiǎng)品和領(lǐng)獎(jiǎng)人員的組織這兩個(gè)關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)補(bǔ)救，其結(jié)果就大不一樣了。

一次某地黨代表大會(huì)的開(kāi)幕式上，會(huì)務(wù)人員未能按大會(huì)主持人宣布的程序播放國(guó)際歌，雖然得到補(bǔ)救，但終是一件憾事，并受到批評(píng)。

事情發(fā)生的過(guò)程是，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開(kāi)幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國(guó)際歌”的一項(xiàng)。大會(huì)秘書(shū)處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式時(shí)進(jìn)行，于是把此一項(xiàng)目在開(kāi)幕式的程序中刪掉了。后來(lái)大會(huì)秘書(shū)處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組的同志，憑印象只雇已經(jīng)刪掉了秦國(guó)際歌此項(xiàng)程序，而對(duì)后來(lái)又被圈了回來(lái)一事，未加注意，因此對(duì)于在大會(huì)開(kāi)幕式上“奏國(guó)際歌”一項(xiàng)事前未做準(zhǔn)備，當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布“奏國(guó)際歌”時(shí)，無(wú)法秦出，一時(shí)形成了冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。會(huì)后領(lǐng)導(dǎo)同志說(shuō)，這一事故該予攏評(píng)，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時(shí)刻能得到及時(shí)補(bǔ)救，這是好的，這一點(diǎn)值得表?yè)P(yáng)。

[簡(jiǎn)評(píng)]

每次會(huì)議，會(huì)前都應(yīng)充分做好準(zhǔn)備工作，以保證會(huì)議能順利進(jìn)行。上面提到的例子，事前如能做好以下幾點(diǎn)，是可以避免事故發(fā)生的。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)信息交流，上下協(xié)調(diào)行為。如會(huì)務(wù)組的同志會(huì)前能主動(dòng)掌握大會(huì)程序的最后定稿，就可避免工作疏漏。（2）會(huì)務(wù)工作，在會(huì)前應(yīng)按會(huì)議議程、程序逐項(xiàng)做好準(zhǔn)備。其中有的項(xiàng)目還要有兩手準(zhǔn)備，如會(huì)場(chǎng)的音響設(shè)備，應(yīng)有現(xiàn)用的和備用的兩套，萬(wàn)一現(xiàn)用的出了故障，備用的即可接上，確保工作正常進(jìn)行。上面所提到的奏國(guó)際歌的問(wèn)題是屬會(huì)場(chǎng)音響的一部分，如能在會(huì)前準(zhǔn)備好這首歌的唱片或錄音帶等，急需時(shí)就能保證不出失誤。（3）組織會(huì)務(wù)的同志，會(huì)前、會(huì)中都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的督促檢查，發(fā)現(xiàn)疏漏及時(shí)補(bǔ)救。